Телефонный деловой разговор

Спецификой данного вида делового общения является то, что оно носит дистанционный характер. Соответственно, значение приобретают такие вербальные параметры как голос (темп, тембр, паузы), этические параметры  (вежливость, тактичность, внимание к собеседнику), владение профессиональными умениями и навыками ведения телефонной беседы. Деловой телефонный разговор строится по определенному алгоритму.

Если звоните Вы, то:

1.В начале разговора необходимо представиться.

2.Поинтересоваться, есть ли у собеседника время на разговор.

3.Если собеседнику в настоящий момент неудобно говорить – необходимо поинтересоваться, когда лучше ему перезвонить.

4.Если у собеседника есть время – то кратко изложить суть вопроса (лучше все формулировки продумать заранее) и выслушать его мнение (предложение).

5.Если вопрос требует дальнейшего обсуждения — четко обсудить время, место и формат решения вопроса.

6.В конце обязательно нужно поблагодарить собеседника и вежливо  попрощаться.

7.Если звонили Вы и связь по каким-либо причинам прервалась – то Вы должны перезвонить снова.   Перед телефонным звонком нужно четко продумать возможный план разговора, подготовить интересующие Вас вопросы, позаботиться, чтобы все необходимое (ручка, блокнот, необходимые сведения и документы, календарь) были под рукой.

Если звонят Вам, и у Вас есть время на разговор – нужно внимательно выслушать собеседника, постараться максимально вежливо и четко ответить на его вопросы. Еще раз сформулировать выводы по результатам беседы: «Итак мы договорились о…». Если вопросы требуют дальнейшего обсуждения – необходимо конкретно оговорить дату и время. В телефонной беседе рекомендуется избегать неопределенных и категоричных отрицательных ответов. Вместо «Я не знаю», например, лучше сказать: «Позвольте, я уточню». и т.п.Если Вы вынуждены переключиться на громкую связь и вести беседу с несколькими участниками, то необходимо представить удаленному абоненту всех участников беседы, находящихся в помещении. Также важно уметь корректно оставлять сообщение на автоответчике. После приветствия надо оставить краткую информацию о себе ( ФИО, место работы, должность), лаконично изложить причину звонка, оставить  контактный телефон, по которому Вам смогут перезвонить.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *